מערכת הכנסים הבסיסית ביותר מורכבת ממיקרופון, מגבר, רמקולים והתקני תצוגה שולחניים (כגון מסופים חכמים שולחניים וצגי LCD). השילוב של מכשירים אלה מהווה מערכת ועידה, המשרתת העברת קול, הצגת מידע והגברת צליל, המאפשרת למשתמשים לראות, לשמוע ולדבר.
עם ההתקדמות הטכנולוגית והדרישות הפונקציונליות הגוברות, במיוחד השימוש הנרחב במחשבים ורשתות, התרחב היקף מערכות הכנסים. זה כולל כעת הצבעה/בחירות/דיונים, ועידת וידאו, ועידת וידאו מרחוק, שיחות ועידה בטלפון, פרשנות סימולטנית ותצוגות שולחניות. אלו הם המרכיבים הבסיסיים של מערכת ועידות מודרנית, וסדרה של מכשירים קשורים צצו, כגון בקרה מרכזית, בקרת טמפרטורה, בקרת תאורה, בקרת קול ובקרת צריכת חשמל. מונעת על ידי התפתחות טכנולוגית מודרנית, מערכת כנסים מוגדרת כיום כמכלול שלם של חומרה ותוכנה הקשורים לפגישות.
